Hablemos de Archivos

“Hablemos de Archivos” es un espacio destinado para recomendar lecturas referentes al manejo de Archivos, así como temas de interés que pueden servir en nuestra labor de salvaguardar la documentación, que es nuestro patrimonio.

Para iniciar esta sección hacemos una reseña sobre “El Código de Ética del Archivista” fundamental para nuestro ejercicio laboral.

Código de Ética, cuadernos del archivista,  número 1, Archivo General de la Nación, México, 1997.

Ver texto.

El Código de Ética, Cuadernos del archivista, número 1, publicado por el Archivo General de la Nación, es un folleto bastante útil que resume las principales actividades del encargado de Archivo en donde también se da cuenta de las obligaciones a las que se haya sujeto como custodio del acervo. Al ser denominado como un Código, pretende establecer los lineamientos que deberá observar en el ejercicio de su profesión.

Dicho estatuto está compuesto por 10 artículos o principios que dan las pautas para lograr un adecuado desempeño en el tratamiento y la conservación de las fuentes, así como en lograr buenas relaciones con los investigadores que acuden a los repositorios. El primer principio refiere que el archivista debe proteger la integridad del material que tiene bajo su cuidado y garantizar que continúe en buenas condiciones, y con ello; prolongar su ciclo de vida. Para lograrlo, el encargado deberá tratar con la institución a donde pertenece el acervo sobre las conveniencias de respetar los documentos, de no mutilarlos o alterarlos, y de guardar el orden en el que están dispuestos, es decir, actuar en su labor con objetividad e imparcialidad.

El segundo principio señala que el encargado de Archivo tiene que mantener el orden histórico, legal y administrativo de los documentos, atender al principio de procedencia, respetar su creación, su pertenencia a algún fondo o colección, identificar los documentos activos y los semiactivos, catalogar, describir y publicar instrumentos de consulta eficaces que hagan posible el rápido acceso a los acervos.

El tercer principio esta íntimamente relacionado con el anterior, en el sentido de que refiere que el archivista habrá de velar por la preservación del documento, ya sea que se encuentre en formato físico o electrónico; cuidar que no se altere o maltrate durante el proceso de catalogación, clasificación e incluso en la manipulación constante. Para ello, la consulta de un documento deberá realizarse según los criterios y métodos que previamente haya establecido.

El cuarto principio indica que el acceso al material archivístico tiene que ser continuo, y los instrumentos utilizados para su localización deben ser comprensibles. Además, es tarea del o los encargados, seleccionar los documentos que serán conservados y separarlos de los que se destruirán, previamente un estudio minucioso del material. También el archivista debe ser consciente de que existe la posibilidad de que algunos expedientes ingresaran ilegalmente al acervo documental, por lo que se remitirá a su criterio ético y profesional y tocará el tema con los departamentos o instancias correspondientes. Para evitar este tipo de situaciones, el Código de Ética recomienda que los archivistas interactúen y se relacionen entre ellos, que conozcan o tengan una idea del tipo de información que resguardan y con ello tratar de evitar el sustrato y la venta de documentos.

El quinto principio hace referencia a que el encargado tiene que “documentar y justificar sus acciones,” esto es, hacerse responsable de las decisiones que tome con respecto a conservar o no cierto material, sobre cómo va a incorporar la nueva documentación y la aplicación que hará de los nuevos sistemas de clasificación archivística.

A partir del sexto principio se toca de manera más puntual la interacción que se recomienda entre el archivista y los usuarios o investigadores. En este apartado se menciona que el servicio que brinde el encargado debe ser eficaz e imparcial. Para ello, facilitará la búsqueda de la información, ofrecerá una amplia orientación y eliminará los trámites para su consulta que resulten innecesarios. El séptimo principio menciona que el archivista habrá de respetar la privacidad y la información de los individuos que se mencionen en los documentos, especialmente de aquellos que no sean conscientes del destino que tendrá dicho material.

El octavo principio indica que el archivista debe evitar acciones que perjudiquen su integridad profesional, como por ejemplo, apropiarse de documentos, extraerlos, venderlos o dañarlos. Sin embargo, si podrá hacer uso del material para alguna investigación, siempre y cuando cumpla con los mismos criterios de cuidado y consulta que recomienda. En el noveno principio se estipula que procurará actualizar sus conocimientos archivísticos y que si tiene bajo su cuidado a algún personal, se asegurara de que esté plenamente capacitado para cumplir con sus tareas.

Finalmente, en el décimo principio se menciona que el archivista deberá promover la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental, así como trabajar conjuntamente con otros profesionales en la materia, en donde tomará en cuenta las normas de ética para su manejo. Este Código, en conclusión, es un esfuerzo de los miembros del Archivo General de la Nación (mismo que se desprende de los estatutos ideados por instituciones como el Consejo Internacional de Archivos), por señalar los lineamientos que deben regular esta labor y que, como hemos referenciado, van más allá de la conservación y el resguardo del acervo; pues toca el ámbito de las relaciones entre investigadores y archivistas, de la complicidad que se traza entre quienes consultan las fuentes para producir conocimiento y los encargados de asegurar que estas perduren por mucho tiempo más.